НИУ ВШЭ — победитель конкурса «1С: Проект года»
Высшая школа экономики стала победителем конкурса «1С: Проект года» в номинации «1С: Лучший проект в предметной области» (категория «Технология: Оригинальная разработка на платформе “1С:Предприятие”»). Награда присуждена за создание и внедрение системы управления учебным процессом HSE.Reg, разработанной совместно с компанией «Портал-Юг». Масштабный проект по автоматизации учебного процесса университета был завершен в 2023 году.
Фирма «1С» провела восьмой международный конкурс лучших проектов корпоративной автоматизации управления и учета «1С: Проект года». К участию приглашались новые проекты, реализованные в прошлом году. Конкурс проводится с целью определения передовых пользователей и партнеров, которые добились максимальных успехов в цифровизации, продвижения знаковых проектов внедрения решений системы «1С:Предприятие 8».
HSE.Reg — система, предназначенная для учета контингента обучающихся высшего образования и управления учебным процессом НИУ ВШЭ. Перед авторами проекта стояли серьезные цели, включавшие совершенствование процессов учета контингента обучающихся, планирование, организацию и контроль обучения, сокращение времени обработки и получения данных о студентах. Также требовалось автоматизировать подготовку документов, повысить степень защищенности информации и ее достоверности, так как на основе полученных данных принимаются управленческие решения.
Для реализации проекта автоматизации необходимо было создать единую, надежную и адаптивную к новым бизнес-задачам систему. Важным условием стало использование при разработке отечественной платформы — университету важно иметь возможности развития и масштабирования системы для расширения и подключения новых блоков.
Как появилась система HSE.Reg
В 2020 году в НИУ ВШЭ было принято решение о переходе на новую систему учета образовательного процесса. Предыдущий вариант был внедрен в 2006 году, и дальнейшее развитие не могло осуществляться с необходимой скоростью, а реализация нового функционала требовала полной перестройки и кардинального изменения принципов работы.
Было решено разработать новую систему на современном отечественном технологическом стеке. Совместно с подрядчиком составили дорожную карту проекта, предусматривающую поэтапную автоматизацию ключевых участков учета образовательного процесса, а также этап пусконаладочных работ и опытной эксплуатации системы.
Учитывая большое количество специфических для ВШЭ бизнес-процессов, высокую скорость внедряемых изменений и инноваций, решили разрабатывать собственный программный продукт на базе платформы «1С:Предприятие». Это позволило максимально учесть все потребности и нюансы автоматизации образовательного процесса в НИУ ВШЭ, такие как работа в условиях фактически 100-процентной индивидуализации образовательного процесса и поддержка собственных образовательных стандартов университета.
В чем заключается уникальность проекта
HSE.Reg представляет собой систему, разработанную специально для НИУ ВШЭ с учетом специфики университета. Она базируется на платформе «1С:Библиотека стандартных подсистем», но дополнена и модифицирована для решения задач, характерных именно для Вышки.
Система интегрирована со множеством других систем университета и обрабатывает ежедневно огромные объемы данных —70–100 тысяч объектов.
Ежедневно в HSE.Reg создается и обрабатывается более 200 документов, ведется учет 55 тысяч студентов и аспирантов и анализируется множество разнообразных отчетов.
В проекте применялись передовые методики разработки и тестирования, включая современные системы версионирования (GIT), автоматического контроля качества кода (EDT+BSLLS+SonarQube) и автоматического тестирования по сценариям (СППР+Vanessa+Allure).
Запуск системы HSE.Reg был осуществлен без прекращения работы университета, что является важным достижением и свидетельствует о высоком качестве реализации проекта.
HSE.Reg напрямую интегрируется с ключевыми сервисами НИУ ВШЭ:
СЭД (система электронного документооборота);
Smart Point (единый личный кабинет);
Smart LMS (система онлайн-поддержки учебного процесса);
MDM (Master Data Management — система управления мастер-данными);
СЭВ (сервис электронных ведомостей);
Ярмарка проектов;
реестр дипломов;
миграционный учет;
бухгалтерская и кадровая системы учета.
Главные результаты проекта
За счет усовершенствования системы валидации данных удалось снизить объем ошибок пользователей на 20%. Теперь вся справочная информация хранится в карточке студента, при выборе студента в приказе все данные в документе заполняются автоматически.
Разработаны удобные маски ввода с проверкой на соответствие шаблонам (ИНН, СНИЛС, паспорта, автосклонение по падежам). Подключена поддержка законодательства РФ, которая отсутствовала в прежней системе (поддержка гражданства, адресная система ФИАС).
Ускорены на 15% ввод и обработка документов. Этому помогли прямая интеграция с системой «1С:Документооборот», удобное usability (фото персон, распределение обучающихся по менеджерам), повышение качества работы с приказами (общий журнал приказов с поиском и отборами, хранение истории приказов по студенту). Открытый код системы и гибкие возможности настройки функционала и прямых интеграций в перспективе позволят сократить расходы на сопровождение и обслуживание ИТ-инфраструктуры. Повышение степени достоверности и качества обработки информации позволило на 20% ускорить процесс формирования и получения регламентированной и управленческой отчетности.
В результате реализации проекта университет получил современную систему управления на отечественной платформе «1С:Предприятие». Сопровождение и развитие системы производится штатными ИТ-специалистами НИУ ВШЭ.
Ирина Малашина
«В результате внедрения системы автоматизированы все этапы жизненного цикла учета контингента в образовательном процессе — от зачисления студента до проведения ГИА и формирования дипломов, — говорит Ирина Малашина, заместитель начальника Управления цифровизации образования. — Реализованы прямые интеграции с ключевыми сервисами НИУ ВШЭ: ежедневно в систему загружается и выгружается более 70 тысяч объектов. Университет получил современную систему управления учебным процессом и учета контингента на отечественной платформе “1С:Предприятие”, сопровождение и дальнейшее развитие которой производится штатными специалистами ВШЭ».
Дмитрий Бондарь
«В качестве ключевого преимущества новой корпоративной системы отмечаем основное достоинство — единый технический стек на базе платформы 1С, так как в ВШЭ на этой платформе работает система электронного документооборота, приемная кампания, бухгалтерский учет, договоры и кадровая система, — отметил Дмитрий Бондарь, старший директор по цифровой трансформации. — Благодаря этому достигается унификация административных процессов, в то время как раньше все участки велись в разных системах, работающих на разных технологиях. Это позволило сократить временные и финансовые расходы на сторонних подрядчиков, ввод и обработку данных в целом».
Анна Коровко
«Единая учетная система для любой организации — это основа для нормального функционирования. Образовательные программы Вышки отличаются высоким уровнем сложности: студенты учатся по индивидуальным учебным планам, выбираемым каждые полгода, около тысячи студентов в год меняют свою траекторию, переводясь на другую программу, восстанавливаясь для продолжения обучения, — рассказала Анна Коровко, старший директор по основным образовательным программам. — Наши учебные планы построены по собственным образовательным стандартам, которые существенно отличаются от федеральных. Мы большой университет, и невозможно качественно работать, если все информационные системы, формирующие, хранящие и отображающие информацию об образовании, не интегрированы друг с другом. В этих условиях нет возможности использовать коробочный продукт для учета информации о студентах, о нагрузке преподавателей. В течение нескольких лет происходит непростой переход на новую учетную систему HSE.Reg. Отрадно, что Вышка была отмечена как университет, который наиболее комплексно использует инструмент 1С, творчески обогащая его. Развитие системы в наших интересах еще не завершено. Мы ожидаем в ближайшие годы совершенствования пользовательского пути, упорядоченности процессов. Все это позволит нам сократить издержки менеджеров на типовые операции и оптимизировать работу учебных офисов».